Leven

Geplaatst op 15 mei 2015 | door Sandra van Dijk

1

Blog: Help! Hoe overleef ik die tsunami aan mails?

Deze vraag krijg ik regelmatig tijdens mijn werk als professional organizer en timemanagementspecialist. We sturen elkaar in deze hectische en “slechts één druk op de knop”-tijd nu eenmaal een overvloed aan mails. Soms omdat het lekker voelt om op korte termijn een klusje afgerond te hebben (‘zo, die is weg’), soms omdat we persoonlijk contact willen vermijden. En wat te denken van het feit dat we tegenwoordig vinden dat we overal direct op moeten reageren?

Less is not always more…
Ik kom in mijn werk inboxen tegen met meer dan 5.000 mails, waarbij 500 mails nog op “ongelezen” staan. Echter: praktisch lege inboxen zijn zo mogelijk nog verraderlijker. Een lege inbox wil namelijk niet zeggen dat iemand heel georganiseerd te werk gaat, al denkt hij of zij zelf soms van wel. Kijk maar eens naar de mappenstructuur en de hoeveelheid mail die daar nog in openstaat.

Waak voor aangeleerde hulpeloosheid
Wat mij opvalt is dat veel mensen die constante e-mailstroom en het daaraan gekoppelde gebrek aan overzicht vaak als iets ervaren waar weinig aan te doen is. ‘Het is nu eenmaal knetterdruk’, of: ‘In mijn functie krijg ik gewoon veel mail’. Uiteraard zijn er functies waarbij je als “e-mailknooppunt” of “e-maileindstation” fungeert. Desalniettemin ben ik ervan overtuigd dat vrijwel iedereen meer grip op zijn inbox kan krijgen. Het zal je verbazen hoe je met wat eenvoudige handigheidjes enorm veel lucht voor jezelf kunt creëren!

Een greep uit de vele tips:

  • Bekijk je mail alleen als je er daadwerkelijk een beslissing over kunt nemen (Delegeren? Archiveren? Als actie inplannen? Deleten? Binnen twee minuten beantwoorden?) Voer deze beslissing direct uit.
  • Kleeft er een uitgebreidere actie aan je mail? Plan deze actie dan in in je agenda en versleep de mail vervolgens naar een map waarin je de mail makkelijk kunt terugvinden. Je inbox is geen to-do-lijst! Bijkomend voordeel: je ziet direct in je agenda of de behandeling van de mail je daadwerkelijk zoveel tijd kost als je denkt.
  • Verwijs nieuwsbrieven en andere regelmatig terugkerende, niet urgente mails direct door naar een map.
  • Je mailbox is géén archief: sla belangrijke attachments of mails op de computer op.
  • Maak een heldere mappenstructuur aan met maximaal twee sublagen. Bij voorkeur een structuur die vergelijkbaar is met de documentenstructuur op je computer.
  • Stel met je collega’s e-mailregels op. Denk aan een duidelijke onderwerpregel, een duidelijke beschrijving van de doelen, verwachtingen en deadlines etc.
  • Stuur je vaak mails met eenzelfde inhoud? Overweeg dan om een “handtekening” aan te maken met standaardtekst.
  •  Je kunt mails waarin je in de CC staat een andere kleur geven; een graadmeter voor het urgentieniveau.
  •  … (vul vooral aan).

Wie leidt wie?
Laat jij je leiden door je mailbox of leid jij je mailbox? Het organiseren van je e-mailstromen is niet moeilijk, je moet het alleen wel doen. Ja, het kost tijd en energie en nee, je omgeving doet niet meteen leuk mee. Doorzettingsvermogen, eigen verantwoordelijkheid nemen en enige mate van pragmatisme zijn belangrijke succesfactoren. Dus: zet je goede voornemens om in concrete acties en begin vandaag nog met de eerste stap!

Meer weten of hulp nodig? Kijk eens op http://www.optiworkadvies.nl/ of neem contact met mij op via sandra.van.dijk@optiworkadvies.nl.

 







Over de auteur

Sandra heeft Sociale & Organisatiepsychologie gestudeerd en is professional organizer en timemanagementspecialist (www.optiworkadvies.nl). Zij blogt graag over alles wat met effectief en efficiënt werken te maken heeft. Sandra woont in Groningen met haar gezin.



One Response to Blog: Help! Hoe overleef ik die tsunami aan mails?

  1. Karel says:

    Als dit nou een van je grootste problemen is, dan weet je dat je in een bizar welvarend land woont. Mijn hemel, zeg.

Laat een reactie achter op Karel Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Terug naar boven ↑